Nutzen von Business Intelligence: Ein Modell zur Projektbewertung
Mittels Business Intelligence-Lösungen Kosten einsparen und Arbeitsabläufe optimieren – das setzen sich Führungskräfte immer wieder zum Ziel. Wie aber lässt sich der Nutzen von Business Intelligence ermitteln? Wie kann sichergestellt werden, dass das die Einführung, der Ausbau oder die Optimierung einer BI-Lösung sinnvoll ist und das gewünschte Ergebnis liefert?
Der Schlüssel liegt in der Projektbewertung. Eine besondere Herausforderung stellen dabei die nicht bewertbaren Bestandteile dar. Einsparungen durch Effizienzgewinne oder die Erhöhung der Datenqualität lassen sich beispielweise nur schwer quantifizieren und erschweren die Ermittlung des Nutzens von Business Intelligence-Projekten.
Wir haben daher ein eigenes Vorgehensmodell entwickelt, welches die Bewertung mit Hilfe eines Template-Ansatzes ermöglicht. Das Vorgehensmodell ist anwendbar für die Einführung einer neuen BI-Lösung sowie die Erweiterung oder Optimierung einer bestehenden Lösung.
Die Herausforderungen der Projektbewertung
Die Herausforderung für das Management bei der Entscheidung über die Durchführung eines BI-Projekts besteht darin, die Kosten und Aufwände sowie die möglichen Nutzeneffekte im Vorfeld genau zu kennen. Um die Nutzeneffekte eines solchen Projekts bewerten zu können, müssen sie in monetär bewertbare (tangible) und nicht monetär bewertbare (intangible) Nutzen unterteilt werden. Tangible Nutzen sind solche, die direkt beziffert werden können, Beispiele hierfür sind Kosteneinsparungen in Form von Personalreduzierung oder Kapazitätsgewinne durch Effizienzsteigerungen. Intangible Nutzen hingegen können nicht direkt monetär bewertet werden, wie die Reduzierung von Fehlerhäufigkeit oder die Zufriedenheit von Kunden oder Mitarbeitern.
Im entwickelten Vorgehensmodell ist es gelungen, den größten Teil der intangiblen Nutzeneffekte bewertbar zu machen, also auch Themen wie höhere Datenqualität monetär zu bewerten. Die Anwendung unseres Vorgehensmodells erleichtert dadurch die Bewertung des Nutzens von Business Intelligence enorm.
Bewertbarer Teil des intangiblen Nutzens
Wesentliche Kriterien der Projektbewertung und des Projekt-ROI
Die zentrale KPI des Modells ist der Return on Investment des Projekts (Projekt-ROI), der das Verhältnis des erwarteten Returns zum eingesetzten Kapital wiederspiegelt. Der Nutzen der Business Intelligence-Lösung selbst definiert sich über die Einsparung im Unternehmen, welche durch die Einführung, den Ausbau oder die Optimierung einer BI-Lösung generiert wird. Sichtbar wird diese Einsparung über den Vergleich zwischen der neuen Welt mit BI-Lösung und der alten Welt ohne BI-Lösung.
Dieser Vergleich findet in vier Kategorien statt:
- Applikationsmanagement
- Betriebskosten
- Lizenzkosten
- Aufwänden in den Fachbereichen bei wiederkehrenden Tätigkeiten
Werttreiberbaum
Für jede der vier Kategorien zur Projektbewertung findet sich im Modell ein separates Template mit spezifischen Kriterien, zur Ermittlung des entsprechenden Wertes. Eine der wesentlichen Kategorien sind die „Aufwände in den Fachbereichen bei wiederkehrenden Tätigkeiten“. In diesem Punkt finden sich viele bisher nur schwer bewertbare Inhalte. Beispielhafte Themen sind:
- Automatisierung von manuellen Prozessen
- Erhöhte Datenqualität
- Integrierte Systemlandschaft
Grundsätzlich folgt das Modell einem modularen Aufbau. Nach Befüllung der Templates aus den vier Kategorien, müssen generelle Informationen wie Lebensdauer des Systems oder Projektstart hinterlegt werden. Im Anschluss kalkulieren sich alle Kennzahlen wie der Projekt-ROI oder der erwartete Cahflow über den hinterlegten Betrachtungszeitraum.
Das Vorgehensmodell für Sie zum Download
Wir hatten uns zum Ziel gesetzt, die Projektbewertung zu vereinfachen und den Nutzen von Business Intelligence sichtbar zu machen. Beides ist uns mit unserem Vorgehensmodell gelungen und das möchten wir Ihnen natürlich nicht vorenthalten. Das Modell ist als Excel-Lösung verfügbar und kann bei Interesse kostenfrei unter nachfolgendem Button runtergeladen werden.
